Saisie des justificatifs, OCR et archivage numérique : ce que valent ces fonctions

La lecture automatique des justificatifs (OCR, reconnaissance optique de caractères) permet à un logiciel de comptabilité de lire une facture photographiée ou reçue en PDF, d'en extraire le fournisseur, la date, les montants et la TVA, puis de proposer une écriture. Elle réduit la saisie, mais ne la supprime pas : la fiabilité varie selon la qualité des documents, et tout reste à contrôler. Quant à l'archivage numérique, il remplace la conservation papier si les copies sont fidèles, durables et accessibles pendant toute la durée de conservation. Ce guide explique comment évaluer ces fonctions et les utiliser sans risque.

Comment fonctionne la lecture automatique

1. Capture : vous envoyez la pièce par application mobile, e-mail dédié, glisser-déposer ou flux de facturation électronique.
2. Extraction : le logiciel identifie les champs (émetteur, numéro, date, HT, TVA, TTC, échéance).
3. Proposition : il suggère un compte de charge et un taux de TVA, souvent à partir de vos habitudes avec ce fournisseur.
4. Rapprochement : il associe la pièce à un mouvement bancaire.
5. Validation : vous contrôlez et enregistrez.

Avec la facturation électronique obligatoire pour la réception, l'extraction deviendra moins nécessaire pour les factures structurées, qui arrivent avec leurs données. Les tickets, relevés et pièces étrangères resteront concernés. Voir facturation électronique.

Ce qui détermine la qualité de l'OCR

Faites un test sur vos propres pièces : 30 à 50 documents représentatifs, de plusieurs fournisseurs, et comptez les champs correctement lus. Ne vous fiez pas à un taux de reconnaissance annoncé sans avoir vérifié ce que l'éditeur mesure.

Les risques d'une confiance aveugle

• Montant mal lu : un chiffre erroné fausse une écriture.
• TVA mal ventilée : plusieurs taux sur une même facture.
• Doublons : une même facture reçue deux fois.
• Mauvais compte de charge : par exemple un investissement classé en charge.
• Pièce illisible archivée sans contrôle.

Notes de frais

Pour les dépenses engagées par vous ou vos salariés, un module de notes de frais permet de photographier un justificatif, de choisir une catégorie et de générer l'écriture. Vérifiez la gestion des indemnités kilométriques (barème fiscal publié par l'administration), des repas, des frais de déplacement et de la TVA récupérable sur les frais éligibles. Le traitement fiscal dépend de la nature de la dépense : renseignez-vous sur impots.gouv.fr ou auprès de votre expert-comptable.

Archivage numérique et valeur probante

Vous pouvez conserver vos justificatifs sous forme numérique plutôt que papier si certaines conditions sont réunies : reproduction fidèle du document d'origine, durabilité (format stable, sauvegardes) et traçabilité. Pour les factures reçues au format papier, la numérisation doit respecter les conditions fixées par l'administration fiscale pour que la copie tienne lieu d'original ; vérifiez-les sur impots.gouv.fr. Pour les factures électroniques d'origine, il faut conserver le fichier d'origine (le PDF d'une facture structurée ne suffit pas toujours), sous une forme garantissant son intégrité.

Les durées applicables : dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives (Code de commerce), au moins six ans pour les documents soumis au droit de communication de l'administration fiscale (Livre des procédures fiscales). Votre logiciel ou votre solution d'archivage doit couvrir cette durée, y compris après résiliation de l'abonnement : prévoyez des exports périodiques.

Exemple chiffré (illustratif)

Une société reçoit 120 pièces par mois. Sans OCR, la saisie prend 3 minutes par pièce : 6 heures par mois. Avec OCR, la correction moyenne prend 1,5 minute par pièce : 3 heures par mois. À 30 euros de l'heure, le gain est de 90 euros par mois, soit 1 080 euros par an. Si l'option OCR coûte 180 euros par an, le gain net est d'environ 900 euros, à condition que les résultats de reconnaissance de l'exemple se confirment sur vos documents.

Critères de comparaison

• Capture : application mobile, e-mail dédié, glisser-déposer, flux électronique.
• Reconnaissance : fournisseurs récurrents, factures étrangères, tickets.
• Quota : nombre de pièces incluses par mois et coût au-delà.
• Rattachement : lien entre pièce, écriture et mouvement bancaire.
• Archivage : durée, format, intégrité, export complet des pièces.
• Sécurité : hébergement, accès, sauvegardes. Voir en ligne ou installé.
• Accès du cabinet aux pièces.

Bonnes pratiques

1. Nommez et classez les pièces au fil de l'eau.
2. Photographiez les tickets dès réception : le papier thermique s'efface.
3. Contrôlez le montant et la TVA de chaque pièce lue.
4. Détectez les doublons.
5. Sauvegardez régulièrement les pièces hors de l'outil.
6. Documentez vos règles d'affectation.

FAQ

Puis-je jeter mes factures papier après numérisation ?

Sous conditions : reproduction fidèle, durable et accessible, et respect des règles de l'administration. Vérifiez-les avant de détruire des originaux, notamment pour les documents à valeur particulière.

L'OCR est-il fiable à 100 % ?

Non. Il accélère le travail mais exige un contrôle humain, notamment sur les montants et la TVA.

Les pièces sont-elles dans le FEC ?

Non, le FEC contient les écritures et les références de pièces. Les documents eux-mêmes se conservent séparément.

Sources

• impots.gouv.fr — conditions de conservation et de numérisation des documents, barème kilométrique.
• Legifrance — Code de commerce et Livre des procédures fiscales.
• CNIL — protection des données personnelles contenues dans les pièces.