FEC et conformité d'un logiciel de comptabilité : contrôle fiscal et obligations

Un logiciel de comptabilité utilisé en France doit permettre de produire un fichier des écritures comptables (FEC) conforme, que l'administration fiscale peut exiger lors d'un contrôle de comptabilité informatisée, et, si vous êtes assujetti à la TVA, respecter des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, justifiées par une attestation ou un certificat de l'éditeur. Autrement dit : avant de choisir un outil, vérifiez qu'il exporte un FEC valide et que son éditeur fournit la preuve de conformité. Ce guide présente les obligations, les contrôles possibles et les questions à poser.

Le FEC : définition et base légale

Le FEC est l'export normalisé de toutes les écritures d'un exercice. Il découle de l'article L47 A du Livre des procédures fiscales, qui impose aux contribuables tenant une comptabilité informatisée de la présenter sous forme dématérialisée en cas de contrôle, selon un format défini par arrêté. Les champs comprennent notamment le journal, le numéro et la date de l'écriture, le compte, le compte auxiliaire, la pièce, le libellé, le débit, le crédit, le lettrage et la date de validation. La numérotation des écritures doit être continue et chronologique.

Vous devez être en mesure de produire un FEC à chaque contrôle et pour chaque exercice contrôlé. Si votre logiciel ne l'exporte pas, vous êtes exposé à des difficultés : la comptabilité peut être jugée non probante et des sanctions peuvent s'appliquer. Consultez impots.gouv.fr pour les conséquences exactes et les montants applicables.

L'obligation d'inaltérabilité des logiciels

Depuis le 1er janvier 2018, l'article 286 I 3° bis du Code général des impôts impose aux assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion, ou d'un système de caisse, d'utiliser un outil satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Cette conformité se justifie par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur. En cas de contrôle, vous devez pouvoir présenter ce document. Vérifiez le périmètre d'application et les modalités sur le site officiel : les cas concernés dépendent de la nature du logiciel et des règlements enregistrés.

Le contrôle de comptabilité informatisée

L'administration peut contrôler votre comptabilité par trois modalités : traitement sur votre matériel, remise de copies des fichiers, ou demande de documents sous forme dématérialisée. Vous devez fournir le FEC, la documentation nécessaire à son exploitation, et pouvoir expliquer vos traitements. Un avis précède le contrôle, avec un délai laissé pour vous préparer. Vous pouvez vous faire assister par un conseil.

Pour vous préparer :

1. Conservez un FEC par exercice, sécurisé.
2. Gardez la documentation du logiciel (version, paramètres, schéma des journaux).
3. Conservez les pièces justificatives, rattachées aux écritures.
4. Testez régulièrement l'export et le format.
5. Archivez les clôtures validées.

Conservation des documents

Les documents comptables et pièces justificatives se conservent dix ans selon le Code de commerce. Les documents sur lesquels peut s'exercer le droit de contrôle de l'administration fiscale se conservent au moins six ans selon le Livre des procédures fiscales. Les données informatisées doivent rester lisibles pendant ces durées : prévoyez des exports à intervalle régulier, car un format propriétaire peut devenir illisible.

Exemple illustratif

Une SARL reçoit un avis de vérification de comptabilité. Son expert-comptable génère le FEC de chaque exercice contrôlé depuis le logiciel, contrôle le format avec l'outil de test de l'administration, puis remet les fichiers. Il fournit aussi l'attestation de conformité de l'éditeur. L'absence de ces deux éléments aurait rallongé la procédure. Quelques semaines plus tôt, un test d'export avait permis de repérer un exercice dont les écritures de clôture n'étaient pas validées ; le correctif a été fait sans urgence.

Les questions à poser avant d'acheter

• Pouvez-vous fournir l'attestation individuelle ou le certificat de conformité (article 286 I 3° bis) ?
• Le FEC est-il exportable à la demande, pour n'importe quel exercice ?
• Les écritures sont-elles verrouillées après validation ?
• Existe-t-il un journal des modifications non effaçable ?
• Comment sont conservées les données après résiliation, et pendant combien de temps ?
• Quelle est la politique de mise à jour en cas d'évolution réglementaire ?

Utilisez aussi la checklist de choix.

Erreurs fréquentes

• Utiliser un tableur et ne pas pouvoir produire de FEC. Voir tableur et comptabilité.
• Ne jamais tester l'export avant le contrôle.
• Résilier un abonnement sans exporter les données.
• Ne pas valider les écritures après clôture.
• Négliger la conservation des pièces justificatives.

FAQ

Tous les logiciels sont-ils certifiés ?

L'obligation porte sur la conformité et sa justification par attestation ou certificat. Demandez le document à l'éditeur. Il n'existe pas de certification unique et obligatoire pour tous les outils.

Que risque-t-on sans FEC ?

En cas de contrôle de comptabilité informatisée, l'absence de présentation d'un FEC conforme peut entraîner des sanctions et fragiliser la valeur probante de la comptabilité. Vérifiez les conséquences sur le site de l'administration.

Où tester la conformité de mon FEC ?

L'administration fiscale met à disposition un outil de test sur impots.gouv.fr. Vérifiez sa disponibilité et son mode d'emploi à la date où vous le consultez.

Sources

• impots.gouv.fr — FEC, contrôle de comptabilité informatisée, logiciels de comptabilité.
• Legifrance — article L47 A du Livre des procédures fiscales, article 286 du Code général des impôts, Code de commerce.
• entreprendre.service-public.fr — obligations comptables.